YKアクロス社、FAX受信をオンライン処理できるネクスウェイの『e-受信FAXサービス』でテレワークでも平常業務を実現

コロナ禍でも受発注業務を止めることなく円滑に事業を継続

TISインテックグループの株式会社ネクスウェイ（本社：東京都港区、代表取締役社長：松森正彦、以下ネクスウェイ）は、合成樹脂や精密化学品、建材などの各種原料を扱う商社YKアクロス株式会社（以下、YKアクロス）が、ネクスウェイの『FNX e-受信 FAXサービス（以下、e-受信FAXサービス）』を活用し、テレワークにおいてもFAXを用いた円滑な受発注業務を実現したことを発表します。


これまでYKアクロスでは、受発注業務において、一部の取引先とのやり取りにFAXを利用してきましたが、テレワークが推進される中、EDIやメールなど電子化も検討してきました。しかし、手法を転換するには大きな手間と時間が掛かるため、従来のFAXを利用する運用を変更するのは困難でした。今回導入された部署の１つである「合成樹脂・機能性化学品部門 合成樹脂部」では、約9割の注文書をFAXでやり取りしていました。

そこで、受信したFAXをクラウド上で管理できる『e-受信FAXサービス』を活用することで、物理的に紙のFAXを確認する作業をなくし、負荷なく受発注業務を簡易化することができるようになりました。YKアクロスでは、2020年6月までに3拠点11部署で『e-受信FAXサービス』の利用を開始し、現在、8つの部署で『e-受信FAXサービス』の追加導入を検討しており、さらなる業務効率の向上を目指しています。


■導入前の課題


YKアクロスに届く、毎月約1,500枚にも及ぶFAXの注文書を処理する手間が掛かっていた
紙の注文書を整理するだけで毎月40時間ほど掛かっていた
FAXを複合機まで取りに行くため、離席時は電話対応ができなかった
問い合わせの際は保管してある紙のFAXの中から該当FAXを探すため、時間が掛かっていた
FAXが届くためテレワークを導入した場合でも、社員は交代で出社する必要があった


■導入後の成果


運用ルールを見直し、紙ではなく『e-受信FAXサービス』上で注文書の処理を行うことで、電子データ管理へ移行し、処理時の手間を削減できた
紙の注文書を保管する必要がなくなり、保管してある紙の保管場所削減につながった
FAXを取りに行くために離席することがなくなり、電話対応に困らなくなった
電子データのため、簡単に検索して情報を見つけられ、問い合わせに対して迅速に対応できるようになった
テレワークでもFAXでの注文書を処理できるようになった



■お客様からのコメント
合成樹脂・機能性化学品部門 合成樹脂部リーダー　大坪様
「『e-受信FAXサービス』上で受信したFAXデータの複製が可能となったことで、わざわざ複合機に移動してコピーする手間もなくなり、担当者間で発注書の回覧も楽になりました。社内連絡用にメモを記載できる付箋機能でコミュニケーションもしっかりとれるので、業務に支障も出ていません。
また、テレワークの状況においても各担当者のフォルダやステータスなどを見ることで、個々人の状況を把握できるようになり、担当者の業務状況を確認できる指標として活用しています」

管理部門 総務部 システムチームリーダー　中村様
「新型コロナウイルス感染症の流行を受け、当社では4月から全社的に原則テレワークとなりましたが、紙を使って発注書等のやり取りをしている部署では、すぐにはテレワークを行うことができませんでした。一方で、『e-受信FAXサービス』を導入していた部署はノートPCと携帯さえあれば自宅で業務ができました。
導入当初はテレワーク下での業務は想定していませんでしたが、『e-受信FAXサービス』のメリットを最大限に活用した社内におけるテレワークのモデルケースになりました」

＜導入イメージ図＞


事例の詳細は下記URLをご参照ください。
（https://www.nexway.co.jp/bsalliance/jirei/yk-akros.html）


■『e-受信FAXサービス』とは
『e-受信FAXサービス』は、受信したFAXをブラウザ上で確認して必要な情報を追記して返信・転送が行えるクラウドサービスです。専用のアダプタをFAX回線とLANに接続することで、FAX番号を変更することなくサービスを利用することができます。FAXで行っている紙の仕分け、追記返信、保管などの業務が効率化できるほか、ペーパーレス化やFAX業務の在宅勤務・テレワーク化が可能です。

＜利用料金＞
初期費用　：　62,000円～
月額費用　：　15,000円～
『e-受信FAXサービス』についての詳細は下記のURLをご参照ください。
（https://www.nexway.co.jp/service/jyushin/index.html）


■YKアクロス株式会社について（http://www.yk-akros.com/index.html）
YKアクロス株式会社は、合成樹脂や精密化学品、建材をはじめとした各種原料を扱う創業から110年を迎える老舗商社です。2020年4月に、株式会社アクロス商事と株式会社YKイノアスが合併し、新会社「YKアクロス株式会社」としてスタートしました。
これまでの両社の経験や専門知識を活かして、内装資材などの住宅関連工事業や保険業など、ますます活躍のフィールドを広げて事業を拡大しています。北海道から九州まで日本各地に20以上の支店や営業所をもち、さらには東南アジア、中国などにもグローバルに展開しています。


■株式会社ネクスウェイについて（https://www.nexway.co.jp）
「FOR MOVIN’ 想いを情報でつなぎ、躍動する社会をつくる」を理念に掲げるネクスウェイは、お客様の想いに向き合い、その想いを情報という形に仕立て、世界に伝わり、つながり合うきっかけをつくります。 その手段は多岐にわたり、30年の歴史を誇るFAX一斉送信サービスをはじめ、薬剤師を支援する日本薬剤師協会との共同メディアや、FinTech事業者の取引開始をスムーズにするKYC業務支援サービス等、お客様のニーズや時代の流れに合わせたラインナップが強みです。


■TISインテックグループについて
TISインテックグループはグループ社員約2万人が一体となって、強みを活かし、国内および海外の金融・製造・サービス・公共など多くのお客様のビジネスを支えるITサービスを提供しています。デジタル技術を駆使したムーバーとして、未来の景色に鮮やかな彩りをつけていきます。

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情報提供元：PRTIMES
本リリースの掲載元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000809.000011650.html