働き方相談／【Q】仕事を断れない人への対応は？

【Q】仕事を断れない人への対応は？

チームに仕事を断れないメンバーがいます。彼女はいつも多くのタスクを抱え込み、結果として期限に間に合わないことやミスが度々あります。どうすれば良いでしょうか。

【A】断ることの大切さ伝える

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まず、個別面談を通じて、その人がタスクを引き受け過ぎることで、どのような影響があるかの事実を集めます。具体的な失敗やミス、回数や頻度、チームへの影響を明確にします。そして、その人に周りに迷惑をかけている現実をしっかりと認識してもらうことが重要です。その後、現在抱えているタスクとその進捗（しんちょく）、スケジュール、仕事を断れない理由を深掘りしていきます。

その人は、すごく真面目に仕事に取り組んでいると思います。このような人に「断ることも大事だよ」みたいな言葉をかけたとしても、なかなか状況は変わらないものです。むしろ「断ることは相手のためにもなるんだよ」という感じのことを伝える方が、その人には響きます。

そして、ここで改めて、自分のキャパシティーを超えた仕事の受け入れによる影響、例えば、すべてのタスクを期限内に高品質で仕上げる難しさ、さらなるミスや体調不良のリスク、チームの業務への影響などを理解してもらうことが大切です。そして、具体的なサポートを提供していきます。全てのタスクをリストアップして、それぞれにかかる時間と重要度を洗い出し、緊急度も踏まえながら、優先順位を見直します。また、仕事の断り方も伝えていきます。例えば、断る理由を明確に言う、代替案を提示する、感謝の気持ちも伝えるといったことです。

最後に、リーダーとして働きやすい環境を作ることも忘れずに。チーム内の負荷の分散、相談しやすい雰囲気作りなど、メンバーが能力を最大限に発揮できるようサポートしていきましょう。

◇経営アドバイザー　飯田剛弘

ビジネスファイターズ　合同会社　ＣＥＯ／マーケティングや海外関係の支援、チャットＧＰＴ・人工知能（ＡＩ）の活用の研修や経営層向けのアドバイザーやサロン運営も行う／中小機構やあいち産業振興機構でアドバイザー／著書に『令和上司のすすめ』（日刊工業新聞社）など７冊。